Stephanie Whittaker énonce 21 conseils qui peuvent améliorer l'image professionnelle d'une personne. Comme nous sommes, dans bien des situations professionnelles, notre premier outil de travail et celui qui laisse la plus profonde impression à nos patrons, collègues et clients, il importe de maîtriser l'art de bien gérer l'image que nous communiquons aux autres et ces conseils peuvent nous aider dans cette tâche. Le texte qui suit est donc une adaptation des conseils fournis par cet article dont la source est au bas de cette page.

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La parole

* Ne parlez pas trop rapidement. Beaucoup de personnes parlent trop rapidement, soit par excès d'enthousiasme ou de nervosité. Il est important, si l'on veut faire une bonne impression, de parler plus lentement. Ce conseil est particulièrement important lorsque nous passons une entrevue de sélection ou lorsque nous rencontrons une personne pour la première fois, deux situations où la nervosité et l'enthousiasme peuvent contribuer à accélérer notre débit sans que nous en prenions conscience. Apprenez à utiliser le silence et les pauses dans votre débit pour marquer des points ou rechercher l'attention de votre partenaire de communication.

* Évitez de «jargonner». L'utilisation de termes techniques et de mots savants n'est jamais très efficace pour impressionner les autres. L'usage d'un jargon a plutôt l'effet contraire, c'est-à-dire que nous passons pour quelqu'un qui cherche à faire l'étalage de ses connaissances et nous réussissons essentiellement à éloigner l'autre. Nous créons donc une distance entre la personne avec qui nous communiquons et nous-même. Il faut toutefois éviter de tomber dans le versant opposé et utiliser des termes trop familiers ou du langage de rue. L'utilisation d'une langue correcte et accessible est toujours une stratégie efficace.

* Surveillez la hauteur de votre ton. La communication interpersonnelle s'effectue à travers trois dimensions : le verbal, le non-verbal et le... paraverbal. Dimension moins connue de la communication interpersonnelle, le paraverbal regroupe plusieurs caractéristiques de la voix dont le ton et sa hauteur, le débit, le rythme, la cadence et les silences. Beaucoup de femmes parlent sur un ton de voix très élevé (ex. : soprano), ce qui amène les personnes de leur entourage à ne pas les prendre au sérieux. Il est important, dans des situations de communication persuasive, de faire baisser la hauteur de son ton de voix. Une voix haute et aigüe trahit de l'énervement et de l'excitation alors qu'une voix basse et posée communique du calme et de l'assurance. Cela peut demander un peu de pratique, mais en général, il est possible de faire descendre le ton de sa voix d'un demi octave.

* Contrôlez le volume de votre voix. Les hommes ont tendance à augmenter le volume de leur voix lorsqu'il veulent convaincre ou influencer l'autre. Une personne qui parle fort peut être perçue par les autres comme une personne qui crie et une personne qui crie n'est jamais agréable. Il faut donc surveiller le volume de notre voix.

* Attention aux expressions vides. Les «euh!», «tu sais», «biennnn!», «aaaahhh» et autres expressions de ce genre meublent souvent notre langue parlée. Ils sont utilisés comme liens, comme moments de réflexion ou comme témoins de notre hésitation ou de notre embêtement. La première étape consiste à les identifier et la meilleure façon de le faire est de demander à une personne de nous enregistrer lorsque nous parlons (une conférence, une conversation téléphonique). Ou encore, laissez-vous un long message sur votre répondeur. Vous verrez apparaître ces expressions vides que nous utilisons pour combler les «vides» de notre pensée et de notre communication. Il faut ensuite travailler à les remplacer par... des silences.

* Attention à votre langage. Il existe, pour la plupart des milieux de travail une certaine tenue vestimentaire. Mais il existe aussi un certain niveau de langage. On ne parle pas à un client comme on parle à un ami ou à un membre de sa famille. Commencez toujours par vouvoyer une personne dans un contexte de travail. Si votre relation de travail vous le permet et que votre protagoniste vous invite à le faire, vous pouvez progressivement utiliser une appellation plus familière. Mais même si vous tutoyer un collègue de travail, restez toujours respectueux et courtois. Utilisez toujours une langue correcte, évitez les expressions grossières et n'utilisez jamais de jurons dans un contexte de travail. Lorsque vous vous adressez à une femme dans un contexte de travail, et même si cette personne est jeune, utilisez Madame de préférence à Mademoiselle. Le terme Madame est neutre et peut s'utiliser avec une jeune adulte sans risquer de l'offenser. 
 

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L'apparence

* Ayez belle apparence et belle prestance. Dans bien des cas, les gens jugent le moine par son habit et, dans bien d'autres cas, l'habit fait le moine. Ayez beau costume et belle prestance. Les femmes le savent depuis longtemps, porter un vêtement de belle coupe augmente la confiance en soi et les gens perçoivent cette confiance en même temps que la belle tenue. Il n'est pas nécessaire de dépenser beaucoup d'argent pour bien s'habiller. Mais le travail a ses costumes et il faut savoir les reconnaître. Vous verrez rarement un cadre supérieur mal habillé. Il peut être habillé de façon décontractée mais sa tenue est toujours soignée et elle communique son statut et son pouvoir. En plus du vêtement, il faut assurer sa posture, se tenir droit et faire face aux gens avec qui nous communiquons. Il faut faire un bon contact visuel et le maintenir sans insister. Il faut éviter de s'arrondir, de regarder ailleurs ou encore de fixer le plancher lorsque nous parlons à d'autres.

* Portez la tête haute. Le langage du corps est très puissant et communique constamment des informations à notre sujet et, trop souvent, à notre insu. Gardez la tête haute et droite. Évitez une position penchée de la tête, position qui peut communiquer des maniérismes, l'hésitation ou encore la recherche d'approbation.

* Attention à vos positions corporelles. Évitez de croiser les bras devant votre poitrine, ce qui est généralement perçu comme un signe de fermeture ou de retranchement. Vous risquez de communiquer que vous êtes sur la défensive ou difficile à approcher. Tenez-vous droit lorsque vous êtes assis. Une personne «effouairée» sur son siège ou accotée à une table communique bien des choses sur elle-même (insousiance, nonchalence, manque d'énergie, manque d'intérêt, manque d'empathie) mais pas le fait qu'elle est attentive et en contrôle d'elle-même.

* Il faut soigner ses accessoires. Vous pouvez porter un tailleur ou un costume très chic mais si vos accessoires sont usés ou froissés, ils contrediront le message transmis par vos vêtements. Évitez donc les mallettes endommagées ou dépareillées, les souliers salis et le manteau froissé.

* En matière de bijoux, la modération et la sobriété ont aussi meilleur goût. Une tenue professionnelle s'accommode de peu de bijoux, mais de bijoux choisis pour leur sobriété et leur qualité. Le bracelet de votre montre devrait être en métal ou en cuir et être d'un ton neutre. Évitez les bracelets clinquants et les accessoires trop colorés.

* Évitez certains types de bijoux. Évitez de porter des symboles religieux (croix, médaille, etc.). Si vous êtes une femme, évitez les boucles d'oreille clinquantes ou tombantes. Si vous êtes un homme, ne portez pas de boucles d'oreille.

* S'habiller un cran au dessus de son emploi actuel. Il est recommandé de s'habiller en fonction de l'emploi que nous aimerions obtenir plutôt qu'en fonction de l'emploi que nous détenons présentement. D'ailleurs, votre supérieur actuel aura ainsi beaucoup plus de facilité à vous imaginer dans l'emploi pour lequel il pourraît être tenté de vous donner une promotion.

* Soignez les détails. Ce sont les petits détails qui contribuent à notre perte : la tache de café sur la chemise, le sel sur les souliers, le repli du pantalon qui se découd, etc. Certains disent qu'on ne devrait jamais se présenter à une réunion importante sans une chemise de rechange (pour remplacer les cernes de transpiration) ou une paire supplémentaire de bas (dans le cas d'une maille). 

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Les bonnes manières

* Perfectionnez vos manières de table. Comme le repas au restaurant est souvent un lieu d'affaires privilégié, il est important de perfectionner ses manières de table et sa connaissance des plats et des vins. Il faut être un hôte attentionné et un invité attentif! La fonction première d'un dîner ou d'un déjeuner d'affaires ces sont les affaires et non le repas. Il faut donc établir de bonnes relations d'affaires en communiquant notre savoir vivre à table. Il faut apprendre à manger et à boire avec modération, il faut apprendre à lire correctement un menu, à choisir habilement un vin et à connaître l'usage des accessoires de table (l'ordre des fourchettes et l'usage de la serviette). Il est possible de suivre un cours pour perfectionner ses manières de table et s'initier à une carte des vins.

* Perfectionnez l'art des présentations. Il y a un art de la présentation et il existe plusieurs protocoles. Le personnel diplomatique est formé aux nuances et aux complexités de la présentation. Il faut toujours mentionner en premier le nom de la personne dont la séniorité est la plus grande (ex. : Mme la présidente, j'aimerais vous présenter....) et le nom du client en premier (ex. : M. Dubois, j'aimerais vous présenter notre responsable de l'infographie, M. Leduc).

* Utiliser une carte d'affaire de bonne facture. Une carte d'affaires imprimée de façon professionnelle est toujours préférable à une carte d'affaires que l'on imprime soi-même sur papier dentelé. Évitez d'écrire des notes sur la carte d'affaires d'un client ou d'un collègue. Une carte d'affaires est un symbole de la personne, il faut la traiter avec déférence.

* Prenez la situation en main... fermement! Évitez la poignée de main molassonne. Une bonne poignée de main est ferme mais pas douleureuse. Allez-y prudemment mais fermement. N'oubliez pas que certaines personnes âgées souffrent d'arthrite et qu'une poignée de main trop ferme peut leur être douleureuse. Selon les experts, la membrane de peau qui relie le pouce à l'index de votre main devrait rencontrer la membrane de peau de la main de votre partenaire. Évitez les formes archaïques ou trop familières comme le baise-main ou le bisou sur les joues dans un contexte d'affaires.

* Apprenez l'art oratoire. Nous sommes de plus en plus appelés à parler en public et notre habileté à le faire influence beaucoup la perception que les autres auront de nous. N'oubliez pas qu'un supérieur est appelé à parler en public beaucoup plus souvent qu'un subalterne. Il est donc utile d'apprendre à parler en public, de maîtriser l'art de la présentation d'affaires et de l'exposé oral. Il existe des cours pour perfectionner ce type d'habiletés. D'ailleurs, le programme du certificat en communication appliquée comprend justement un cours de «Communication orale». Profitez-en!

* Soyez attentif dans les réunions. Lorsque vous participez à une réunion, accordez votre attention complète au responsable ou à l'animateur de la réunion. Ce n'est pas le moment de faire votre comptabilité, de jouer avec votre agenda d'affaires ou de communiquer votre ennui ou votre impatience.

* C'est bien d'être gentil et d'être discret. En dernière analyse, au-delà de la compétence, de l'efficacité et de l'expertise, ce qui restera de vous dans la tête de bien des gens, c'est le fait que vous êtes gentil ou non, que vous êtes sympathique ou antipathique, que vous êtes amical ou non. Rappelez-vous qu'on dit plus souvent «il est très compétent mais peu sympathique» que «il est peu sympathique mais très compétent». Quelle sera la dernière impression qui restera de cette personne? Prenez le temps de saluer les gens que vous croisez au travail, qu'il s'agisse de supérieurs, de collègues ou de subalternes. Soyez amical sans être excessivement familier et prenez quelques secondes pour vous préoccuper de l'autre. En dernière analyse, les gens préfèrent faire affaires avec des gens qu'ils aiment qu'avec des gens qui leurs sont antipathiques. Les professionnels de la communication savent aussi tenir leur langue. Respectez les confidences et adoptez un code personnel de confidentialité dans vos propos. Tout n'est pas bon à dire et il est important de respecter la vie privée de vos connaissances et de vos collègues dans un contexte de travail. Le commérage, le mémérage, la médisance et les sessions de «bitchage» (pour prendre une expression malheureusement trop bien connue chez nous) ne contribuent jamais à rehausser notre image. De plus, un supérieur ou personne en autorité doit apprendre très rapidement à gérer l'information personnelle de façon stratégique, c'est-à-dire à apprendre quoi dire et quoi ne pas dire, à savoir quand dire et quand ne pas dire. Source : Whittaker, Stephanie, «21 tips on how to polish your image», The Gazette, samedi le 28 février 2004, p. B5.
Reprise de l'article publié pour la première fois le 23 juin 2005 par Olivier BERLINGUÉ sur Ventiloblog

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